スプレッドシートやExcelを使うときのルールとして、意外と気にしている人が少ないもの。それはズバリ...今回のテーマ「数値形式」です！
そう。小数点以下の桁数を調整したり、3桁毎にカンマを入れてくれたりする、実は便利なアイツです。
この記事では、この数値形式の使い方や実際に業務で使う際のコツをお話ししていきたいと思います。
01. まず数値形式ってなんだっけ？
数値形式とは、スプレッドシート上で数字や日付などの表記をする際、指定する形式で表示するための設定のことです。「なんとなくは知ってるけど、ちゃんと教わったことはないな...」という方も結構いらっしゃるのではないでしょうか？
セル上の入力値を変えずに見た目だけを変更できるため、編集者・閲覧者のどちらにとっても地味にありがたい機能だったりするのです。
①，②の順にカーソルを合わせると③の部分が表示され、ここで数値形式を編集することができます。
この表示上の見た目を整える機能の何が便利なのか、実例を交えて見ていきましょう。
02. どんな使い方ができるの？
ではこの数値形式、具体的にどんな使い方ができるのかを見ていきましょう。まずは以下の画像をご覧ください。
職場でもよく使われているような、デフォルトで選択できる数値形式を設定してみました。デフォルトなので桁数などの調整は必要なものの、かなり見やすくなりましたね。
しかしです。実際に業務で数値を扱うときって、その職場でよく使っている慣習があったりしますよね？特に私の職場では、百円単位以下を四捨五入し千円単位より上のみを表示する場合(例：100,000円→100千円)がかな～り多いです。
別に見た目なんか整えなくたって、実態が間違ってないならいいじゃん！というのも一理あるのですが、そう単純ではないこともありまして、その代表が計算を行うときです。数値形式の機能を使用しないと起こってしまう場合を、実例を交えて紹介していきます。
上段下段ともに、セル上に表示されている数値は「123,457」ですが、それらを+10%(セル値×1.1)してみましょう。すると、上段が「135802.7」で下段が「135802467.9」となっていますね。
これは、私たちが見ている画面上の表記は「123,457」であっても、それぞれのセルが保持している値が異なることが原因です。用途にもよりますが、お金や各種のデータの計算といった業務で使う場合は、大体合ってればいいというわけではないので、問題ですよね。
もう一つ例を見てみましょう。業務で何かしらの計算する際、他のファイルやシートから数値を参照してくることがよくあります(今回の例では分かりやすいように、表を隣り合わせて配置しています)。このとき、表同士で単位が異なっている場合を考えてみます。
画像の例では20X1年の売上表が[円]単位、20X2年の売上表が「千円」単位で表記されているとします。このときGoodの例で示す前年同月比の表では、20X1年と20X2年の売上から正しく同月比を計算できていますが、Badの例では20X2年の表で数値形式が正しく使えておらず、同月比の計算結果が著しく小さい値(0.1～0.3%)をとっており、誤った計算結果になってしまっています。
これの原因は、20X2年売上表の表記を、表示形式を正しく使い千円以下の単位を丸めて表示しているか、見た目だけ整えるために「0」の個数を手動で丸めて表示しているかの違いなのです。このように、数値形式を正しく扱わない場合は、単純に見映えが悪いという話では済まず、誤った計算結果を導き出してしまうきっかけになりかねません。
03. 筆者の職場では
しっかり理解している方からすると「こんなの当たり前じゃん！」という内容なのですが、私の経験上当たり前にやっていない人の方が多く、普段からExcel／スプレッドシートを使って仕事をしている方ですら、フワッとしか理解していない場合が本当によくあります。
特に数値を扱うような業務の場合ですと、上記で示したような計算をしたり、他のシートから値を参照するような場面にもよく遭遇します。そんな時にこのことを知らず、雑に見た目だけを取り繕うようなことをしてしまうと、日々の業務の忙しさも相まって「なんか計算が合わないな・・・」⇒「大体合ってるしまぁいいか」の放置コンボに繋がりがちです。
私が社会人になりたての頃から仕事でExcelを使っていましたが、こういったExcelの細かい知識を教えてくれる人／職場はなかったですし、他の多くの場合でもこんなことまで教えてくれる親切(めんどくさいともいう)な人なんか探しても中々いないと思います。ということは逆を言えば、これを知っていれば多くの人より一歩先に進んでいる！...ってことになりませんかね？🤣
04. おわりに
私の人生初のブログ記事、超ニッチな記事になってしまいましたが、ご覧いただきましたみなさまは意識できていたでしょうか？大昔からある基礎的な機能ですが、実はあまり意識していない人が多い印象があったので取り扱ってみました。
この数値形式の概念を理解し、見た目上の値と内部的な値を使い分けられるようになると、資料の完成度が(ちょびっとだけですが)上がります。また、計算がど～も合わないときの原因調査や、関数を使った文字列の加工，処理をする際の基礎知識としても、必ず役に立てることができます！
知らなかった、知ってるけど何となく過ごしてきてしまったという方は、ぜひ参考にしてみてください！